Muntlig presentationsteknik
Denna sida är uppdaterad 2005-10-30
Muntlig eller skriftlig redovisning av ditt projektarbete? Nästan alltid blir det fråga om både och. De råd som ges nedan är allmängiltiga för muntliga presentationer oavsett om du skall föredra resultatet av ett projekt eller något annat.
Varför en föreläsning / muntlig presentation?
Varför skall du servera din presentation i form av en föreläsning? Är det
inte bara opraktiskt all samla en massa människor på ett och samma ställe? Vore
det inte enklare att göra en snygg PowerPoint presentation eller ett snyggt
ordbehandlingsdokument som man skickar iväg via e-post till de man vill
informera / påverka. Kanske göra en webbsida som den här? De du vill informera
kan ju då ta del av materialet när det passar dem. Bekvämt och enkelt!
Det finns två huvudskäl till att genomföra en muntlig
presentation. Det tyngsta skälet är att personlig närvaro i ett och samma rum
ger möjlighet till dialog. (Videokonferens kanske kan ha en plats här men fysisk
närvaro i samma rum är sannolikt bäst). En envägskommunikation är mer given i
förväg, d.v.s. den följer till punkt och pricka presentatörens planering. En
dialog innebär en möjlighet att presentationen tar en oväntad (och kanske
bättre) vändning. Den här oförutsägbara möjligheten gör att dialogen är mycket
intressantare och roligare både för auditoriet och för presentatören (förutsatt
att denne känner sig bekväm med den osäkerhet detta innebär). Det andra skälet
är att skriftliga eller elektroniska presentationer sällan läses av just de du
vill informera. I värsta fall läses de knappast av någon alls! Något behövs för
att motivera till intresse för det du vill förmedla och där är en bra muntlig
presentation överlägsen.
Varför genomföra just denna föreläsning?
Den första och viktigaste frågan är varför du skall genomföra just
denna muntliga
presentationen. Skall du ge enkel information eller påverka människors åsikter? Vart vill
du nå med din presentation. Är du själv intresserad och engagerad i ämnet så smittar
det av sig. Om du någon gång måste tala över något som inte intresserar dig så
försök att hitta någon detalj som intresserar dig. Kan du inte kan hitta någon
motivation alls så avstå från att hålla presentationen.
Tråden består av stolpar
När du har bestämt ditt övergripande mål med presentationen så
definiera en röd tråd. Vilken väg vill jag gå för att nå målet? Planera gärna in
möjlighet till dialog vid ett eller flera tillfällen under vägen. När du har bestämt
vägen / röda tråden så gör ett manus med
korta stolpar. Kom ihåg att "konsten att tråka ut är konsten att säga allt"
(Voltaire). Ett manus skall inte vara all text nerskriven ord för ord. Det skall bara
vara stolpar. Om man känner sig osäker är det en bra regel att träna sitt föredrag
inför kompisar, kollegor, tapeter, gardiner, etc. Om du håller ditt föredrag fem
gånger i rad och använder ett manus med stolpar kommer det att låta lite olika varje
gång. Du kanske till och med säger lite fel ibland. Det är detta som gör ditt
föredrag levande. Om du läser innantill ur ett detaljerat manus blir alla fem föredragen
korrekta och exakt lika, men troligen dötrista att lyssna på!
Om du skall kunna förmedla något måste du känna till vilken nivå auditoriet
befinner sig på. Det är din skyldighet att anpassa dig till dem, inte tvärtom. Om alla
i auditoriet har samma kunskapsnivå som du själv, kan du med fördel använda
komplicerade facktermer. Om auditoriet däremot har mycket varierande kunskapsnivå så
blir det svårare, låt då detta bli en verklig utmaning! Sträva efter att både novisen
och den kunnige upplever att de har lärt sig något nytt.
En ofta bortglömd detalj är de praktiska detaljerna i lokalen där föredraget
skall hållas. Hur många gånger har du suttit på en föreläsning där föreläsaren
får leta en stund innan denne hittar knappen för att sätta på overheadprojektorn. Hur
sätter man på ventilationen? Om du hittar var man sätter på ventilationen, fungerar
den eller kommer alla att distraheras av en besvärande värme i lokalen. Fungerar
belysningen? Om du vill kunna tända och släcka tavelbelysningen, var finns knapparna?
Står bänkarna så som du vill ha dem eller behöver de flyttas? Ta som en regel att
alltid kontrollera alla dessa detaljer i god tid innan föredraget.
Sist men inte minst viktigt. Hur är din bild av dig själv som
"föreläsare". Vågar du tro att de som skall gå på ditt föredrag tycker att
det är väl använd tid att lyssna på dig? Om du bara har förberett ditt föredrag
ordentligt, så våga tro på din förmåga. Du har något intressant att förmedla!
Strukturen på ditt föredrag - Vad skall jag säga?
Ju längre föredrag desto större
anledning att följa en viss i förväg genomtänkt struktur. Inledningen är oftast
viktigast. Där avgörs det om auditoriet kommer att lyssna på dig. Nedanstående
struktur är ett förslag. Du måste naturligtvis anpassa det till din
personlighet. Vad känns rätt för dig?
Inledning
I inledningen bör du presentera dig och med en enda mening berätta vad ditt
föredrag handlar om. Därefter gäller det att fånga intresset hos auditoriet. Att få
alla engagerade är svårt om man bara börjar föreläsa rakt upp och ner. Det behövs
ofta något som höjer intresset lite extra. Det finns några väl beprövade knep:
Alla dessa är exempel på något som kallas "muntlig intresseväckare" (MIV).
Disposition - Kort varudeklaration
Ibland kan man innan man börjar fråga om någon i auditoriet har önskemål om att
få höra dig vika ut någon speciell aspekt av ämnet. Om du har tänkt att fråga detta
så är det lämpligt att göra detta tidigt. Därefter berättar du i korta ordalag om
hur du tänker disponera tiden. Om du redan har lämnat ut tidsdispositionen skriftligt
behöver du naturligtvis inte dra den muntligt. Om ditt föredrag är kort (mindre än 20
minuter) är det inte nödvändigt med en disposition. Du kan då gå direkt på själva
föredraget.
Föredraget
Här är det viktigt att du följer en röd tråd som är hel från början till
slut. Du skall nästan kunna se den röda tråden framför dig. Om föredraget är långt
(>20 minuter)
är det mycket bra, nästan nödvändigt, att flera gånger stoppa in "muntliga
intresseväckare" (se ovan). Glöm inte att dela upp långa föredrag med
bensträckare och raster.
Om din föredragning handlar om att redovisa ett projekt kan
ett förslag till röd tråd vara: Börja med att beskriva
problemets / ämnets natur och framför allt varför det är ett intressant och
viktigt problem / ämne. Därefter en "brainstorming" över vilka tänkbara lösningar
som kan finnas. När du har gjort detta är det lämpligt att kommentera resultaten från
tidigare gjorda undersökningar och beskriva de nuvarande uppfattningarna om problemet och
dess lösning. Därefter berättar du om varför ditt/ert projekt startades, hur ni
genomförde det och vad ni kom fram till. Nu har du lagt en god grund för att utveckla
nyttan med de nya resultaten från ditt/ert projekt. Var gärna konkret och berätta
vem/vilka som kan dra nytta av resultaten. Uppmuntra auditoriet att fråga. Tänk på att
det tar en stund innan folk vågar fråga. Vänta ut frågorna!
Sammanfattning
Nu skall du i kort (max 2 minuter) rubrikform berätta vad du har sagt. Om du nu
kommer på att du har glömt säga något som du hade tänkt säga tidigare, så utelämna det om
inte informationen är av avgörande betydelse.
Avslutning
Här säger du att du har talat färdigt och att du vill tacka för den
uppmärksamhet du har fått. Från det du har antytt att du närmar dig slutet har du
cirka 45 sekunder på dig att avsluta innan delar av auditoriet börjar bli irriterade.
Den tid du har haft till ditt förfogande har du sannolikt vetat om när du förberedde
föredraget. Om du avslutningsvis använder fraser som: "Tiden medger inte att
jag...", "Nu måste jag tyvärr sluta" eller "Om jag hade haft mer tid
så skulle jag...", så visar du bara att du har disponerat din tid fel.
Det oväntade
Ibland ställs du inför det faktum att din föreläsningstid oväntat skärs ner
några minuter innan du skall börja (du kanske är sista talaren före lunch och alla
föregående talare har dragit över kraftigt och dessutom inte gett auditoriet några
pauser). All din planering raseras. Om du har baserat ditt föredrag på enkla stolpar
får du blixtsnabbt sortera bort ett antal stolpar och prata runt de som är kvar. Om du
har förberett dig med ett detaljerat manus är du i regel hjälplöst förlorad om
tidsschemat plötsligt ändras. Det är din skyldighet som föreläsare att förbereda dig
med vetskapen om att förutsättningarna alltid kan förändras snabbt.
Framträdandet - Hur skall jag säga det?
Rooming in
Din del av framträdandet börjar en stund innan. Förutsätt inte att den som
arrangerar föreläsningen vet att man skall trycka på en knapp för att få
forcerad ventilation. Står möblerna som du vill ha det? Hur dimmar man ljuset?
Hur startar man OH-apparaten eller projektorn? Fungerar den? Hur ofta har du
varit på en föreläsning där man först en minut före förläsningen börjar försöker
få PowerPoint presentationen att fungera? Ibland tar det tio minuter innan man
hittat rätt knapp. Ta för vana att så långt det är möjligt försöka gå till
lokalen en stund innan föreläsningen börjar och kontrollera allt detta. Det ger
dig mycket stor trygghet som presentatör när du känner att du behärskar lokalen
och tekniken.
Vem talar du till?
Vem talar jag till? Talar jag till en person, till tio stycken i ena delen av
salen eller till hela auditoriet? Om du kan ge både dig själv och auditoriet en känsla
av personlig kontakt blir din föredragning mer levande och ditt budskap går fram
bättre. En personlig kontakt med auditoriet ger dig bästa förutsättningar för att
känna av deras reaktioner. Vi människor är konstruerade så att om vi skall vara
personliga talar vi bäst till en människa i taget. Tänk dig att du väljer ut en person
i auditoriet. Tala direkt till den personen. Du talar inte direkt med de andra i
auditoriet, men de får vara med och lyssna. När du har talat till punkt, byt till en
annan person i auditoriet och tala direkt till den. På så sätt ger du ditt föredrag en
viss känsla av personligt tilltal.
Var fäster jag blicken? I golvet? På taklampan? Tänk dig åter att du talar
direkt med en enda person. Var fäster du då blicken? På den andres ögon! För att den
andre inte skall uppleva att du stirrar så växla mellan att titta på den andres högra
respektive vänstra öga. Ett sådant diskret växlande mellan ögonen upplever den andre
som att du inte stirrar utan tittar mer "mjukt". Det kan upplevas obehagligt om
du tittar för länge på samma person. Å andra sidan ger det dålig kontakt att låta
blicken flaxa runt med väldig fart. En lagom balans är att titta på en och samma
individ tills man talat till punkt. Gör därefter gärna en paus på 1-3 sekunder för
att se hur den du talat till reagerar. Därefter byter du till en annan individ. Ibland
kan man göra en lite längre paus när man talat till punkt. Håll då kvar
blickkontakten med den du just har tilltalat. Du förmedlar då ett outtalat "Vad
tycker du?". Detta kallas för "undertext". Är flyktiga blickar på
golvet, taklamporna etc förbjudna!? Naturligtvis inte! Men den sortens opersonlig blick
bör inte dominera. Det kan vara rimligt att du försöker ha personlig blickkontakt
70-80% av tiden, resten kan vara opersonliga flyktiga blickar. När du får blickkontakt
med en person kanske den tittar bort. Detta kan vara ett tecken på att den personen
tycker det kändes obehagligt. Respektera detta och byt blickkontakt till en annan person.
Om du har glasögon kan reflexer från taklamporna göra att auditoriet inte alls kan se
dina ögon. Ett sätt att minska det här problemet är att böja huvudet lite framåt.
Då minskar ljusreflexerna och blickkontakten ökar.
Vilket röstläge är lämpligt? Det som passar för ett samtal mellan två
personer. Du talar ju till en annan person. Visserligen kanske den andre befinner
sig en liten bit bort, då måste du förstås tala så högt att den andre hör. Även om
den andre står en bit bort så tala så naturligt som du skulle göra om det bara var ni
två i rummet.
Var skall du stå i rummet?
Rummet är ju stort! Var skall jag stå? Schematiskt kan man dela in rummet i ditt
revir, auditoriets revir och den neutrala zonen emellan. Den neutrala zonen ligger mellan
talarstol/overheadprojektor och första bänkraden. Det är en mycket god regel att alltid
börja och hålla sin introduktion i den neutrala zonen, det ger åhörarna en känsla av
att du vill ha kontakt med dem. Undvik att retirera för ofta till din egen zon. Du får
bättre kontakt om du håller dig i den neutrala zonen.
Spelar klädseln någon roll?
Aftonklänning? Frack? Kavaj? Slitna jeans? Det finns ingen given regel. Din
klädsel bör inte distrahera för mycket. I vissa sammanhang skulle allt utom kavaj
distrahera. I ett annat sammanhang skulle jeans vara helt rätt. Tänk tanken "skulle
delar av auditoriet (som är av samma kön) kunna tänkas gå ut och köpa kläder
liknande dem jag har på mig?" Om svaret är nej är du troligen fel klädd för
detta tillfälle.
Har du haft handskräck någon gång? Var gör jag av händerna under föredraget?
Händer kan av en del upplevas som ett mycket stort problem. Ett enkelt råd är att om du
inte har en naturlig impuls att göra en gest så låt händerna falla utefter sidan på
kroppen.
Om AV-hjälpmedel
Rätt använt är audiovisuella hjälpmedel värdefulla. Tyvärr förekommer ofta
en övertro på dessa hjälpmedel och det är inte utan orsak som overheadapparaten kallas
för "föreläsarrespirator". Diabilder, overheadbilder eller PowerPoint drar uppmärksamheten
och blickkontakten bort från dig och minskar därmed din personliga kontakt med
auditoriet. Många bilder kan göra att din föredragning upplevs som korrekt och
innehållsrik men livlös. På grund av detta bör du välja antalet bilder med stor
omsorg. Ha inte fler bilder än vad du anser absolut nödvändigt.
Mängden information på en bild
Har du varit på en föreläsning där föreläsaren lägger på en overheadkopia
av en sida ur en bok? En sådan bild är bara frustrerande för auditoriet. En bild,
oavsett om det är PowerPoint eller overheadbild, skall inte innehålla för mycket
information. Om det gäller siffror-text är 6´ 6-regeln bra.
Högst 6 ord i rad (högst sex kolumner i en tabell) och högst 6 rader. När det gäller
diagram-illustrationer så använd helst bara en illustration per bild, aldrig mer än
två. Text och bild skall vara av en sådan storlek att den läses med lätthet från de
som sitter längst bak. Om du skriver en overheadbild i ett Windowsprogram kan
det vara lämpligt att använda typsnittsstorlek 24-30 punkter (normal text är
10-12 punkter).
PowerPoint
PowerPoint har tidigare varit behäftat med stor risk för tekniskt strul och
att bilden ofta varit ljussvag i upplysta rum. Tekniken har emellertid
utvecklats så att nackdelarna minskat kraftigt. PowerPoint kommer sannolikt att
nästan helt ersätta diabilder och OH-bilder. Tekniken inbjuder till att fylla
hela presentationen med fantastiskt snygga PowerPoint-bilder. Fall inte för den
frestelsen utan lägg in avsnitt där du försöker upprätthålla lite dialog med
auditoriet. Lär dig var "mute"-knappen på projektorns fjärrkontroll finns (den
som pausar och gör bilden svart ).
OH-projektor
Overheadapparaten är en trotjänare som sällan krånglar. På sin höjd går
glödlampan någon gång sönder. På de flesta ställen finns en reservglödlampa eller
kanske en hel overheadapparat i rummet bredvid. Detta är en av de stora fördelarna med
overheadapparater, Sverige tycks vara nerlusat med dem. Overheadbilder mycket enkla och billiga att tillverka. Ytterligare en
stor fördel är friheten
att när som helst kasta om ordningen bland bilderna. Tänk på att ett A4-papper
är avlångt medan overheadrutan är fyrkantig. Om du själv
gör en overheadbild så skriv gärna på hela bredden av A4-papperet men undvik översta
och nedersta delen av papperet.
Diaprojektor
Diaprojektorn är ett bra val till riktigt stora auditorier. Man kan ofta göra
bilden mycket stor så att den syns bra även på långt håll. Den stora nackdelen är
att diaprojektorer ofta krånglar. Kontrollera i god tid före föreläsningen att den
fungerar. Om du har många diabilder är ett gott tips att märka upp dem så att du lätt
kan sätta dem på plats om du skulle tappa ut bilderna ur diamagasinet. Det bör
betonas att utvecklingen går i rask takt mot att dataprojektor och PowerPoint
ersätter den gamla diaprojektorn. Numera är det vanligare att det finns en
dataprojektor men ingen diaprojektor.
Att bemöta kritik
![]() |
Under din föredragning eller precis när du är färdig kommer ofta frågor. En fråga som bara är en fråga är sällan något problem. Ibland kommer frågor som är formulerade så att de samtidigt är en anklagelse; |
Ledstjärnan är respekt och ödmjukhet inför auditoriet. Börja alltid bemötandet med att bejaka kritiken, till exempel genom att säga:
"Ja, det var bra att du tog upp just det..."
"Ja, jag förstår att du kan tycka så..."
"Ja, jag förstår din tanke..."
"Ja, det kan se ut så..."
När du har bejakat kritiken brukar den som framförde den inta en mindre kritisk inställning. Detta ökar chanserna för en konstruktiv dialog i positiv anda.
Kom ihåg!
En föreläsning har möjligheten att bli en dialog med auditoriet, gör den inte
till enbart en monolog. Använd stolpar, aldrig detaljerade manus. Börja med en
fråga eller ett intressant
eller udda exempel för att väcka intresse. Använd inte föreläsarrespiratorn mer än
absolut nödvändigt.
Denna webbsida är författad av
Doc. Ronny Gunnarsson
Distriktsläkare/Familjeläkare
Läs om regler för ansvar och copyright som gäller för denna webbsida.