Muntlig presentationsteknik
Denna sida är uppdaterad 2005-10-30

Muntlig eller skriftlig redovisning av ditt projektarbete? Nästan alltid blir det fråga om både och. De råd som ges nedan är allmängiltiga för muntliga presentationer oavsett om du skall föredra resultatet av ett projekt eller något annat.

Varför en föreläsning / muntlig presentation?
Varför skall du servera din presentation i form av en föreläsning? Är det inte bara opraktiskt all samla en massa människor på ett och samma ställe? Vore det inte enklare att göra en snygg PowerPoint presentation eller ett snyggt ordbehandlingsdokument som man skickar iväg via e-post till de man vill informera / påverka. Kanske göra en webbsida som den här? De du vill informera kan ju då ta del av materialet när det passar dem. Bekvämt och enkelt!
    Det finns två huvudskäl till att genomföra en muntlig presentation. Det tyngsta skälet är att personlig närvaro i ett och samma rum ger möjlighet till dialog. (Videokonferens kanske kan ha en plats här men fysisk närvaro i samma rum är sannolikt bäst). En envägskommunikation är mer given i förväg, d.v.s. den följer till punkt och pricka presentatörens planering. En dialog innebär en möjlighet att presentationen tar en oväntad (och kanske bättre) vändning. Den här oförutsägbara möjligheten gör att dialogen är mycket intressantare och roligare både för auditoriet och för presentatören (förutsatt att denne känner sig bekväm med den osäkerhet detta innebär). Det andra skälet är att skriftliga eller elektroniska presentationer sällan läses av just de du vill informera. I värsta fall läses de knappast av någon alls! Något behövs för att motivera till intresse för det du vill förmedla och där är en bra muntlig presentation överlägsen.

Varför genomföra just denna föreläsning?
Den första och viktigaste frågan är varför du skall genomföra just denna muntliga presentationen. Skall du ge enkel information eller påverka människors åsikter? Vart vill du nå med din presentation. Är du själv intresserad och engagerad i ämnet så smittar det av sig. Om du någon gång måste tala över något som inte intresserar dig så försök att hitta någon detalj som intresserar dig. Kan du inte kan hitta någon motivation alls så avstå från att hålla presentationen.

Tråden består av stolpar
När du har bestämt ditt övergripande mål med presentationen så definiera en röd tråd. Vilken väg vill jag gå för att nå målet? Planera gärna in möjlighet till dialog vid ett eller flera tillfällen under vägen. När du har bestämt vägen / röda tråden så gör ett manus med korta stolpar. Kom ihåg att "konsten att tråka ut är konsten att säga allt" (Voltaire). Ett manus skall inte vara all text nerskriven ord för ord. Det skall bara vara stolpar. Om man känner sig osäker är det en bra regel att träna sitt föredrag inför kompisar, kollegor, tapeter, gardiner, etc. Om du håller ditt föredrag fem gånger i rad och använder ett manus med stolpar kommer det att låta lite olika varje gång. Du kanske till och med säger lite fel ibland. Det är detta som gör ditt föredrag levande. Om du läser innantill ur ett detaljerat manus blir alla fem föredragen korrekta och exakt lika, men troligen dötrista att lyssna på!
    Om du skall kunna förmedla något måste du känna till vilken nivå auditoriet befinner sig på. Det är din skyldighet att anpassa dig till dem, inte tvärtom. Om alla i auditoriet har samma kunskapsnivå som du själv, kan du med fördel använda komplicerade facktermer. Om auditoriet däremot har mycket varierande kunskapsnivå så blir det svårare, låt då detta bli en verklig utmaning! Sträva efter att både novisen och den kunnige upplever att de har lärt sig något nytt.
    En ofta bortglömd detalj är de praktiska detaljerna i lokalen där föredraget skall hållas. Hur många gånger har du suttit på en föreläsning där föreläsaren får leta en stund innan denne hittar knappen för att sätta på overheadprojektorn. Hur sätter man på ventilationen? Om du hittar var man sätter på ventilationen, fungerar den eller kommer alla att distraheras av en besvärande värme i lokalen. Fungerar belysningen? Om du vill kunna tända och släcka tavelbelysningen, var finns knapparna? Står bänkarna så som du vill ha dem eller behöver de flyttas? Ta som en regel att alltid kontrollera alla dessa detaljer i god tid innan föredraget.
    Sist men inte minst viktigt. Hur är din bild av dig själv som "föreläsare". Vågar du tro att de som skall gå på ditt föredrag tycker att det är väl använd tid att lyssna på dig? Om du bara har förberett ditt föredrag ordentligt, så våga tro på din förmåga. Du har något intressant att förmedla!

Strukturen på ditt föredrag - Vad skall jag säga?
Ju längre föredrag desto större anledning att följa en viss i förväg genomtänkt struktur. Inledningen är oftast viktigast. Där avgörs det om auditoriet kommer att lyssna på dig. Nedanstående struktur är ett förslag. Du måste naturligtvis anpassa det till din personlighet. Vad känns rätt för dig?

Inledning
I inledningen bör du presentera dig och med en enda mening berätta vad ditt föredrag handlar om. Därefter gäller det att fånga intresset hos auditoriet. Att få alla engagerade är svårt om man bara börjar föreläsa rakt upp och ner. Det behövs ofta något som höjer intresset lite extra. Det finns några väl beprövade knep:

• Kasta ut en fråga till auditoriet. Det skall inte vara en retorisk fråga utan en som de skall kunna svara på. Vänta ut svaret. En enkel variant kan vara att ställa en fråga där det räcker att delar av auditoriet räcker upp en hand och på så sätt gör du en enkel enkätundersökning. En mer komplicerad variant är att ställa en fråga där personer ur auditoriet ombeds ge mer uttömmande svar. Skriv gärna korta sammanfattningar av svaren på en whiteboard. Oavsett hur du gör så använd resultaten för att inleda din presentation. kanske behöver du modifiera presentationen beroende på vad som kommer fram här. Detta förutsätter att du inte har ett detaljerat manus utan ett manus bestående av stolpar.
• Ett annat är den så kallade bikupan. Man kastar ut ett ämne och ber folk att diskutera ämnet i små grupper om 2-5 personer. Detta gör de i föreläsningssalen under c:a fem minuter. Ämnet som du kastar ut skall naturligtvis anknyta till det du har planerat att prata om.
• En enklare variant är att berätta om ett intressant exempel. Exemplet kan vara sådant att de flesta känner igen det eller så kan det vara så att nästan ingen känner igen det. Båda varianterna ökar intresset, förutsatt att ditt exempel är relevant i sammanhanget.
• Ett lite udda men ibland effektivt sätt att öka intresset är att provocera. Man säger något som man vet är lite kontroversiellt i sammanhanget. Föreläsningen kan senare återvända till provokationen och nyansera det du sade när du provocerade. Om man väljer detta bör man inte överdriva utan provocera med måtta. Det bör påpekas att provokation är svårare att hantera och kan gå snett. Det förutsätter att du verkligen behärskar ämnet och hur man handskas med kritik (se längre ner).

Alla dessa är exempel på något som kallas "muntlig intresseväckare" (MIV).

Disposition - Kort varudeklaration
Ibland kan man innan man börjar fråga om någon i auditoriet har önskemål om att få höra dig vika ut någon speciell aspekt av ämnet. Om du har tänkt att fråga detta så är det lämpligt att göra detta tidigt. Därefter berättar du i korta ordalag om hur du tänker disponera tiden. Om du redan har lämnat ut tidsdispositionen skriftligt behöver du naturligtvis inte dra den muntligt. Om ditt föredrag är kort (mindre än 20 minuter) är det inte nödvändigt med en disposition. Du kan då gå direkt på själva föredraget.

Föredraget
Här är det viktigt att du följer en röd tråd som är hel från början till slut. Du skall nästan kunna se den röda tråden framför dig. Om föredraget är långt (>20 minuter) är det mycket bra, nästan nödvändigt, att flera gånger stoppa in "muntliga intresseväckare" (se ovan). Glöm inte att dela upp långa föredrag med bensträckare och raster.
    Om din föredragning handlar om att redovisa ett projekt kan ett förslag till röd tråd vara: Börja med att beskriva problemets / ämnets natur och framför allt varför det är ett intressant och viktigt problem / ämne. Därefter en "brainstorming" över vilka tänkbara lösningar som kan finnas. När du har gjort detta är det lämpligt att kommentera resultaten från tidigare gjorda undersökningar och beskriva de nuvarande uppfattningarna om problemet och dess lösning. Därefter berättar du om varför ditt/ert projekt startades, hur ni genomförde det och vad ni kom fram till. Nu har du lagt en god grund för att utveckla nyttan med de nya resultaten från ditt/ert projekt. Var gärna konkret och berätta vem/vilka som kan dra nytta av resultaten. Uppmuntra auditoriet att fråga. Tänk på att det tar en stund innan folk vågar fråga. Vänta ut frågorna!

Sammanfattning
Nu skall du i kort (max 2 minuter) rubrikform berätta vad du har sagt. Om du nu kommer på att du har glömt säga något som du hade tänkt säga tidigare, så utelämna det om inte informationen är av avgörande betydelse.

Avslutning
Här säger du att du har talat färdigt och att du vill tacka för den uppmärksamhet du har fått. Från det du har antytt att du närmar dig slutet har du cirka 45 sekunder på dig att avsluta innan delar av auditoriet börjar bli irriterade. Den tid du har haft till ditt förfogande har du sannolikt vetat om när du förberedde föredraget. Om du avslutningsvis använder fraser som: "Tiden medger inte att jag...", "Nu måste jag tyvärr sluta" eller "Om jag hade haft mer tid så skulle jag...", så visar du bara att du har disponerat din tid fel.

Det oväntade
Ibland ställs du inför det faktum att din föreläsningstid oväntat skärs ner några minuter innan du skall börja (du kanske är sista talaren före lunch och alla föregående talare har dragit över kraftigt och dessutom inte gett auditoriet några pauser). All din planering raseras. Om du har baserat ditt föredrag på enkla stolpar får du blixtsnabbt sortera bort ett antal stolpar och prata runt de som är kvar. Om du har förberett dig med ett detaljerat manus är du i regel hjälplöst förlorad om tidsschemat plötsligt ändras. Det är din skyldighet som föreläsare att förbereda dig med vetskapen om att förutsättningarna alltid kan förändras snabbt.

Framträdandet - Hur skall jag säga det?

Rooming in
Din del av framträdandet börjar en stund innan. Förutsätt inte att den som arrangerar föreläsningen vet att man skall trycka på en knapp för att få forcerad ventilation. Står möblerna som du vill ha det? Hur dimmar man ljuset? Hur startar man OH-apparaten eller projektorn? Fungerar den? Hur ofta har du varit på en föreläsning där man först en minut före förläsningen börjar försöker få PowerPoint presentationen att fungera? Ibland tar det tio minuter innan man hittat rätt knapp. Ta för vana att så långt det är möjligt försöka gå till lokalen en stund innan föreläsningen börjar och kontrollera allt detta. Det ger dig mycket stor trygghet som presentatör när du känner att du behärskar lokalen och tekniken.

Vem talar du till?
Vem talar jag till? Talar jag till en person, till tio stycken i ena delen av salen eller till hela auditoriet? Om du kan ge både dig själv och auditoriet en känsla av personlig kontakt blir din föredragning mer levande och ditt budskap går fram bättre. En personlig kontakt med auditoriet ger dig bästa förutsättningar för att känna av deras reaktioner. Vi människor är konstruerade så att om vi skall vara personliga talar vi bäst till en människa i taget. Tänk dig att du väljer ut en person i auditoriet. Tala direkt till den personen. Du talar inte direkt med de andra i auditoriet, men de får vara med och lyssna. När du har talat till punkt, byt till en annan person i auditoriet och tala direkt till den. På så sätt ger du ditt föredrag en viss känsla av personligt tilltal.
    Var fäster jag blicken? I golvet? På taklampan? Tänk dig åter att du talar direkt med en enda person. Var fäster du då blicken? På den andres ögon! För att den andre inte skall uppleva att du stirrar så växla mellan att titta på den andres högra respektive vänstra öga. Ett sådant diskret växlande mellan ögonen upplever den andre som att du inte stirrar utan tittar mer "mjukt". Det kan upplevas obehagligt om du tittar för länge på samma person. Å andra sidan ger det dålig kontakt att låta blicken flaxa runt med väldig fart. En lagom balans är att titta på en och samma individ tills man talat till punkt. Gör därefter gärna en paus på 1-3 sekunder för att se hur den du talat till reagerar. Därefter byter du till en annan individ. Ibland kan man göra en lite längre paus när man talat till punkt. Håll då kvar blickkontakten med den du just har tilltalat. Du förmedlar då ett outtalat "Vad tycker du?". Detta kallas för "undertext". Är flyktiga blickar på golvet, taklamporna etc förbjudna!? Naturligtvis inte! Men den sortens opersonlig blick bör inte dominera. Det kan vara rimligt att du försöker ha personlig blickkontakt 70-80% av tiden, resten kan vara opersonliga flyktiga blickar. När du får blickkontakt med en person kanske den tittar bort. Detta kan vara ett tecken på att den personen tycker det kändes obehagligt. Respektera detta och byt blickkontakt till en annan person. Om du har glasögon kan reflexer från taklamporna göra att auditoriet inte alls kan se dina ögon. Ett sätt att minska det här problemet är att böja huvudet lite framåt. Då minskar ljusreflexerna och blickkontakten ökar.
    Vilket röstläge är lämpligt? Det som passar för ett samtal mellan två personer. Du talar ju till en annan person. Visserligen kanske den andre befinner sig en liten bit bort, då måste du förstås tala så högt att den andre hör. Även om den andre står en bit bort så tala så naturligt som du skulle göra om det bara var ni två i rummet.

Var skall du stå i rummet?
Rummet är ju stort! Var skall jag stå? Schematiskt kan man dela in rummet i ditt revir, auditoriets revir och den neutrala zonen emellan. Den neutrala zonen ligger mellan talarstol/overheadprojektor och första bänkraden. Det är en mycket god regel att alltid börja och hålla sin introduktion i den neutrala zonen, det ger åhörarna en känsla av att du vill ha kontakt med dem. Undvik att retirera för ofta till din egen zon. Du får bättre kontakt om du håller dig i den neutrala zonen.

Spelar klädseln någon roll?
Aftonklänning? Frack? Kavaj? Slitna jeans? Det finns ingen given regel. Din klädsel bör inte distrahera för mycket. I vissa sammanhang skulle allt utom kavaj distrahera. I ett annat sammanhang skulle jeans vara helt rätt. Tänk tanken "skulle delar av auditoriet (som är av samma kön) kunna tänkas gå ut och köpa kläder liknande dem jag har på mig?" Om svaret är nej är du troligen fel klädd för detta tillfälle.
    Har du haft handskräck någon gång? Var gör jag av händerna under föredraget? Händer kan av en del upplevas som ett mycket stort problem. Ett enkelt råd är att om du inte har en naturlig impuls att göra en gest så låt händerna falla utefter sidan på kroppen.

Om AV-hjälpmedel
Rätt använt är audiovisuella hjälpmedel värdefulla. Tyvärr förekommer ofta en övertro på dessa hjälpmedel och det är inte utan orsak som overheadapparaten kallas för "föreläsarrespirator". Diabilder, overheadbilder eller PowerPoint drar uppmärksamheten och blickkontakten bort från dig och minskar därmed din personliga kontakt med auditoriet. Många bilder kan göra att din föredragning upplevs som korrekt och innehållsrik men livlös. På grund av detta bör du välja antalet bilder med stor omsorg. Ha inte fler bilder än vad du anser absolut nödvändigt.

Mängden information på en bild
Har du varit på en föreläsning där föreläsaren lägger på en overheadkopia av en sida ur en bok? En sådan bild är bara frustrerande för auditoriet. En bild, oavsett om det är PowerPoint eller overheadbild, skall inte innehålla för mycket information. Om det gäller siffror-text är 6´ 6-regeln bra. Högst 6 ord i rad (högst sex kolumner i en tabell) och högst 6 rader. När det gäller diagram-illustrationer så använd helst bara en illustration per bild, aldrig mer än två. Text och bild skall vara av en sådan storlek att den läses med lätthet från de som sitter längst bak. Om du skriver en overheadbild i ett Windowsprogram kan det vara lämpligt att använda typsnittsstorlek 24-30 punkter (normal text är 10-12 punkter).

PowerPoint
PowerPoint har tidigare varit behäftat med stor risk för tekniskt strul och att bilden ofta varit ljussvag i upplysta rum. Tekniken har emellertid utvecklats så att nackdelarna minskat kraftigt. PowerPoint kommer sannolikt att nästan helt ersätta diabilder och OH-bilder. Tekniken inbjuder till att fylla hela presentationen med fantastiskt snygga PowerPoint-bilder. Fall inte för den frestelsen utan lägg in avsnitt där du försöker upprätthålla lite dialog med auditoriet. Lär dig var "mute"-knappen på projektorns fjärrkontroll finns (den som pausar och gör bilden svart ).

OH-projektor
Overheadapparaten är en trotjänare som sällan krånglar. På sin höjd går glödlampan någon gång sönder. På de flesta ställen finns en reservglödlampa eller kanske en hel overheadapparat i rummet bredvid. Detta är en av de stora fördelarna med overheadapparater, Sverige tycks vara nerlusat med dem. Overheadbilder mycket enkla och billiga att tillverka. Ytterligare en stor fördel är friheten att när som helst kasta om ordningen bland bilderna. Tänk på att ett A4-papper är avlångt medan overheadrutan är fyrkantig. Om du själv gör en overheadbild så skriv gärna på hela bredden av A4-papperet men undvik översta och nedersta delen av papperet.

Diaprojektor
Diaprojektorn är ett bra val till riktigt stora auditorier. Man kan ofta göra bilden mycket stor så att den syns bra även på långt håll. Den stora nackdelen är att diaprojektorer ofta krånglar. Kontrollera i god tid före föreläsningen att den fungerar. Om du har många diabilder är ett gott tips att märka upp dem så att du lätt kan sätta dem på plats om du skulle tappa ut bilderna ur diamagasinet. Det bör betonas att utvecklingen går i rask takt mot att dataprojektor och PowerPoint ersätter den gamla diaprojektorn. Numera är det vanligare att det finns en dataprojektor men ingen diaprojektor.

Att bemöta kritik

Under din föredragning eller precis när du är färdig kommer ofta frågor. En fråga som bara är en fråga är sällan något problem. Ibland kommer frågor som är formulerade så att de samtidigt är en anklagelse; Du har fel!

Ledstjärnan är respekt och ödmjukhet inför auditoriet. Börja alltid bemötandet med att bejaka kritiken, till exempel genom att säga:

"Ja, det var bra att du tog upp just det..."
"Ja, jag förstår att du kan tycka så..."
"Ja, jag förstår din tanke..."
"Ja, det kan se ut så..."

När du har bejakat kritiken brukar den som framförde den inta en mindre kritisk inställning. Detta ökar chanserna för en konstruktiv dialog i positiv anda.

Kom ihåg!
En föreläsning har möjligheten att bli en dialog med auditoriet, gör den inte till enbart en monolog. Använd stolpar, aldrig detaljerade manus. Börja med en fråga eller ett intressant eller udda exempel för att väcka intresse. Använd inte föreläsarrespiratorn mer än absolut nödvändigt.

Denna webbsida är författad av
Doc. Ronny Gunnarsson
Distriktsläkare/Familjeläkare

Läs om regler för ansvar och copyright som gäller för denna webbsida.